「社長のIT秘書」 クリエイトバリュー中村宏 title=

「文書+手書きメモ」で指示を送る

2016-01-27

弱者の情報戦略では、隙間時間を活用したり、咄嗟のチャ
ンスをモノにするための活用法についてご紹介しています
が、本日は、外出先から「文書+手書きメモ」で具体的な
指示を出す活用法についてご紹介します。

皆さんは社外にいる時、本社にいる社員から指示を依頼さ
れたり、お客様から情報提供を依頼されることはありませ
んか?

簡単なことなら口頭で伝えれば十分ですが、少々複雑な指
示や会社に戻る時間が惜しい場合は、その場で、相手が間
違えないように正確に伝える手段が欲しくなります。

今回はそのための対応法です。

スマホなどを上手く活用すると、会社やお客様から送って
もらったPDFや写真などに、社外にいるその場で、手書き
でメモを入れ、指示の入った文書や画像データをメールで
送ったり、Facebookやドロップボックスなどを使って共
有することで、正確かつ迅速な指示を出すことができます。

以下のサンプルは、wordpressのパーマリンクをカスタマ
イズする作業の指示ですが、誤って手をつけると大変な事
故につながる要素を含んでいます。なので、通常だと本社
に戻った後、相手ときちんと向き合って伝えたい指示です
が、緊急の場合はそんな悠長なことはできません。

ところが、この方法を使えば、社外にいてもその場で正確
に指示を送ることができます。

PDFや写真データに「手書きでメモを入れる」ことで、目
に見える形で相手と共有して、コミュニケーションのミス
から作業ミスが発生することを防ぐ活用法です。

“文書と手書きメモで作業指示"/

どこからでも、その場で正確な作業指示ができるので、会
社に戻るまで処理を待つことなく、クイックレスポンスで
迅速に対応することができます。

尚、手書きのメモは、「後から変換」という機能を使うこ
とで、テキストに自動変換することもできるので、指示に
使ったメモを後でマニュアル化することも簡単です。

“文書と手書きメモで作業指示"/

いかがでしょうか?スマホやタブレット端末をビジネスに
利用する場合の、非常に強力で実用的な活用法です。弱者
の情報戦略として「筆頭」に上げたいくらい実践的な活用
法なので、是非参考にしてください。

クリエイトバリュー 中村 宏

“無料相談"/

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