「社長のIT秘書」 クリエイトバリュー中村宏 title=

外出や出張時の報連相を効率化する

2016-01-08

今日の「弱者の情報戦略」は、即応性を高めクイック・レ
スポンスを実現する活用法として、外出先での面談や商談
、会議などに参加した結果から、作業指示をしたり、報連
相の作業を大幅に効率化するための方法をご紹介します。

これまでの常識では、外出先での作業の結果はメモなどに
記録を取り、会社に戻って、パソコンにあらためて入力し
関係者に指示や報告を行うというスタイルでした。

必ず「メモ」、「移動」、「入力」、「発信」という4つ
の工程が入っています。この一連の流れを、「メモの後、
即発信」に簡略化して、その場でお客様を含む関係者と情
報を共有してしまう方法です。

その方法とは・・・
800円ほどで入手できる、ある手書き変換のアプリを使う
と、打ち合わせ中、スマホに手書きで書いたメモを、何と
、「後から一括で日本語テキストに自動変換」してくれる
んです。操作も非常に簡単です。

紙にメモをとる代わりに、スマホに手書きでメモを取るだ
けです。書きなぐったメモを即座にテキストに変換できる
ので、内容を確かめて、その場で、メールやショートメッ
セージやSNSなどの方法で、お客様と会議メモを共有した
り、関係者に指示や報告を行うことができます。

こうして、会社に戻る「移動」と、パソコンに打ち込む「
入力(清書)」という何も生み出さない無駄な工程を効率
化して、クイックレスポンスで仕事をすることができます。

いかがでしょうか?お客様への即応性を高めるツールとし
て、簡単に使える割りにはかなり強力な活用法ではないか
と思いますし、多忙な中で時間を生み出すためにもかなり
役に立つと思いますので、是非参考にしてください。

クリエイトバリュー 中村 宏

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